Aktenvermerk schreiben: Aufbau, Inhalt und Vorlage

Ein Aktenvermerk ist schnell geschrieben und wird manchmal erst Jahre später gelesen, etwa bei einer Rückfrage des Mandanten oder in einem Streit über eine Beratung. Er muss deshalb auch ohne die Erinnerung des Verfassers verständlich sein. Dieser Beitrag zeigt Aufbau und Formulierung und stellt eine Word-Vorlage bereit. Die Abgrenzung zu Protokoll und Mandantenschreiben steht im Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren.

Was ist ein Aktenvermerk?

Ein Aktenvermerk ist eine interne Notiz zur Handakte, die einen Vorgang so festhält, dass ihn auch jemand versteht, der nicht dabei war. Eine bestimmte Form schreibt § 66 StBerG nicht vor. Er verlangt, dass Handakten ein „geordnetes und zutreffendes Bild“ über die Bearbeitung des Auftrags geben. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) nennt in ihren unverbindlichen Hinweisen zur EDV-gestützten Betriebsprüfung Aktenvermerke über Telefonate und Besprechungen als Beispiel für Unterlagen der Handakte.

Wann sollte ich einen Aktenvermerk anlegen?

Legen Sie einen Aktenvermerk an, sobald etwas gesagt oder entschieden wurde, auf das es später ankommen kann. Typisch sind Telefonate mit steuerlich relevanten Auskünften, mündliche Hinweise auf Risiken oder Fristen und Entscheidungen des Mandanten gegen Ihre Empfehlung. Nach einem Jahresabschlussgespräch hält der Vermerk zum Beispiel die Vorgaben des Mandanten zu Wahlrechten fest.

In Zweifelsfällen zählt er besonders. Die BStBK-Hinweise zur steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Verantwortlichkeit halten eine kurze Aktennotiz für sinnvoll, wenn ein Mandant eine zweifelhafte Gestaltung anspricht und die Kanzlei ihm die Grenzen erklärt. Ein Vermerk, die Erklärung sei ausschließlich nach den Angaben des Steuerpflichtigen erstellt worden, kann das Risiko einer Verantwortlichkeit laut diesen Hinweisen mindern, aber nicht ausschließen.

Wie ist ein Aktenvermerk aufgebaut?

Neun Felder reichen für fast jeden Vermerk, und sie lassen sich direkt in die eigene Vorlage übernehmen:

Dieselben Felder stehen in der Word-Vorlage für den Aktenvermerk (.docx). Sie ist neutral gehalten und passt auf eine Seite.

Wie formuliere ich einen Aktenvermerk?

Formulieren Sie knapp, sachlich und so, dass ein Dritter den Vorgang ohne Rückfrage versteht. Trennen Sie dabei Aussagen von Bewertungen. „Mandant teilte mit, die Rechnung sei im Dezember bezahlt worden“ gibt das Gespräch wieder. Eine eigene Einschätzung dazu kennzeichnen Sie als solche. Nennen Sie konkrete Daten, Beträge und Dokumente statt Wendungen wie „demnächst“ oder „die Unterlagen“.

Vermeiden Sie Vermerke, die vor allem entlasten sollen. Die BStBK warnt, dass solche sogenannten Persilscheine von der Justiz auch gegenteilig verstanden werden können. Halten Sie deshalb fest, was gesagt und getan wurde, und schreiben Sie keine pauschalen Bestätigungen in den Vermerk.

Wie lange wird ein Aktenvermerk aufbewahrt, und bekommt ihn der Mandant?

Steuerberater bewahren ihn zehn Jahre auf, herausgeben müssen sie einen rein internen Vermerk in der Regel nicht. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Abs. 1 StBerG). Für Rechtsanwälte gelten nach § 50 BRAO sechs Jahre.

Von der Herausgabe nimmt § 66 Abs. 2 StBerG zu internen Zwecken gefertigte Arbeitspapiere aus. Die Grenzen dieser Ausnahme, etwa bei Vermerken über Gespräche mit Dritten, beschreibt der Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren. Einen Vermerk über die Belehrung eines Mandanten, gegen den ein begründeter Verdacht besteht, soll die Kanzlei laut BStBK nur zur Handakte nehmen und dem Mandanten nicht aushändigen.

Darf KI einen Aktenvermerk entwerfen?

Ja, wenn die Kanzlei die berufsrechtlichen Voraussetzungen einhält. Die BStBK-FAQ zu KI nennt Aktenvermerke ausdrücklich als Beispiel für Diktier-KI und hält deren Einsatz grundsätzlich für zulässig. Wird dafür ein Gespräch aufgezeichnet, müssen alle Beteiligten vorher einwilligen (§ 201 StGB), eine nachträgliche Einwilligung genügt nicht. Halten Sie die Einwilligung in der Mandantenakte fest. Die weiteren Voraussetzungen stehen im Beitrag Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?, die Einordnung der Kammer insgesamt in der BStBK-FAQ in 12 Punkten.

Den Entwurf prüft der Berufsträger fachlich, denn nach der FAQ bleibt er für das Ergebnis verantwortlich. Ein Beispiel für ein solches Werkzeug ist TaxMeet (Next Intelligence GmbH, Berlin). Kein Meeting-Bot tritt dem Termin bei, die Erfassung läuft pro Teilnehmer auf dem Gerät, und aus dem Gespräch entstehen Protokoll, Aktenvermerk, Mandantenschreiben und E-Mail-Entwurf. Ohne menschliche Freigabe wird nichts ausgeführt. Mehr dazu steht auf der Produktseite.