Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?

Protokolle gehören zu den naheliegendsten KI-Anwendungen in der Kanzlei. Gerade hier treffen drei Rechtsgebiete aufeinander: Strafrecht, Berufsrecht und Datenschutz. Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer vom 27. Oktober 2026 behandelt die Transkription von Gesprächen ausdrücklich.

Ist die Transkription von Mandantengesprächen erlaubt?

Grundsätzlich ja. Die BStBK ordnet Aktenvermerke, Gesprächsnotizen und Transkriptionen als Diktier-KI ein und hält deren Einsatz in der Steuerberatung für zulässig, wenn er rechts- und berufsrechtskonform erfolgt. Sie weist zugleich darauf hin, dass ein Offline-Einsatz vorzuziehen ist und keine vertraulichen Inhalte in öffentliche KI-Tools gelangen dürfen.

Warum muss die Einwilligung vor dem Gespräch vorliegen?

Weil § 201 StGB die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe stellt. Die BStBK formuliert deutlich: „Eine nachträgliche Einwilligung ist unzulässig." Praktisch heißt das: Die Kanzlei fragt vor dem Start alle Anwesenden, auch später Hinzukommende. Ein mündliches Ja genügt, Schweigen nicht. Den Nachweis hält sie in der Mandantenakte fest, damit er so lange verfügbar bleibt wie die Vermerke. Lehnt jemand ab, findet das Gespräch ohne Aufzeichnung statt.

Welche Rolle spielen § 203 StGB und § 62a StBerG?

Sie regeln, wer die Inhalte erfahren darf. Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheit nach § 57 StBerG, deren Bruch § 203 StGB unter Strafe stellt. § 62a StBerG erlaubt es, Dienstleistern Zugang zu geben, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Die BStBK wendet das auch auf KI-Anbieter an. Dafür muss die Kanzlei:

• den Anbieter sorgfältig auswählen (Abs. 2),
• einen Vertrag in Textform schließen, der zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt (Abs. 3),
• bei Leistungen im Ausland ein vergleichbares Schutzniveau sicherstellen (Abs. 4).

Das muss geschehen, bevor der Anbieter von den Daten Kenntnis erlangt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag kann diese Verpflichtung enthalten. Fehlt sie dort, reicht er nicht aus.

Was verlangt die DSGVO?

Beim Einsatz von Diktier-KI werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet. Die BStBK nennt als Mindestpunkte eine Rechtsgrundlage, Transparenz gegenüber Betroffenen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, möglichst Verarbeitung in der EU und klare Löschkonzepte. Bei hohem Risiko kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung hinzu.

Was prüft die Kanzlei vor dem Einsatz?

Was ändert ein Tool ohne Meeting-Bot?

Es ändert, wer im Gespräch sitzt, nicht ob erfasst wird. Ein Bot erscheint als zusätzlicher Teilnehmer. Bei Erfassung auf dem Gerät, wie bei TaxMeet (Next Intelligence GmbH, Berlin), entfällt dieser Teilnehmer. Weil die Konferenzplattform dann keinen eigenen Aufnahmehinweis zeigt, übernimmt die mündliche Frage vor dem Start diese Funktion. Die Einwilligung aller Beteiligten bleibt nötig, ebenso die vertragliche Absicherung des Anbieters, der die Daten verarbeitet. Die Nutzungsbedingungen von TaxMeet legen die Einwilligung ausdrücklich in die Verantwortung der Kanzlei. Mustertexte für Einladung, Gesprächsleitfaden und Protokoll stellen wir bereit.

Weitere Kriterien für die Auswahl stehen im Beitrag Worauf achte ich bei der Auswahl eines Anbieters?.