Worauf achte ich bei der Auswahl eines Anbieters, der mit Mandantendaten arbeitet?

Jede Software, die Mandantendaten verarbeitet, ist auch eine berufsrechtliche Entscheidung. Nach § 62a Abs. 2 StBerG müssen Steuerberater Dienstleister sorgfältig auswählen, und die Zusammenarbeit muss enden, wenn die Vorgaben nicht mehr gewährleistet sind. Die BStBK-FAQ stellt technische Zuverlässigkeit und Rechtskonformität an die erste Stelle.

Welche Fragen stelle ich dem Anbieter?

Was ist wichtiger, Funktionen oder Rechtssicherheit?

Rechtssicherheit kommt zuerst, weil eine fehlende Verschwiegenheitsverpflichtung durch keine Funktion aufzuwiegen ist. Erst wenn die ersten vier Punkte der Tabelle geklärt sind, lohnt der Vergleich von Funktionen. Dann zählt die fachliche Eignung: Ist das Tool für den Zweck erprobt, gibt es Referenzen aus der Branche, und passt es in die bestehende Kanzlei-IT?

Wie teste ich ein Tool, bevor Mandantendaten fließen?

Mit unverfänglichen Daten. Die BStBK empfiehlt vor der Einführung immer eine Testphase, in der Qualität, Bedienbarkeit und Sicherheitsfunktionen bewertet werden. Für die Prüfung selbst ist ein Freigabeprozess sinnvoll, an dem Kanzleileitung, Datenschutzbeauftragte oder IT-Verantwortliche beteiligt sind.

Woran erkenne ich, dass ich besser verzichte?

Wenn ein Anbieter die Fragen oben nicht klar beantwortet. Die BStBK rät, im Zweifel auf ein Tool zu verzichten, so innovativ es auch wirkt. Das gilt auch dann, wenn der Anbieter keine Informationen liefert, die Sie für eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen.

Was gilt für KI-Meeting-Assistenten zusätzlich?

Hier kommt die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer hinzu, weil ein gesprochenes Wort erfasst wird. Details stehen im Beitrag Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?. Die Einordnung der Kammer insgesamt fasst die BStBK-FAQ in 12 Punkten zusammen.