Jahresabschlussgespräch vorbereiten: Ablauf, Unterlagen und Nachbereitung

Zwischen Januar und dem Frühjahr reihen sich in der Kanzlei die Abschlussbesprechungen. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf für eine GmbH, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Für andere Rechtsformen gelten teils andere Regeln. Die Logik bleibt gleich: Im Gespräch trifft der Mandant seine Entscheidungen, und die Kanzlei hält sie fest.

Wann sollte das Jahresabschlussgespräch stattfinden?

Das Gespräch sollte stattfinden, sobald ein belastbarer Entwurf vorliegt und Änderungen noch in die Aufstellungsfrist passen. Für das Geschäftsjahr 2026 müssen die gesetzlichen Vertreter den Abschluss bis zum 31. März 2027 aufstellen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen später aufstellen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, spätestens aber bis zum 30. Juni 2027 (§ 264 Abs. 1 HGB).

Die Gesellschafter beschließen über Feststellung und Ergebnisverwendung bis zum 31. August 2027, bei kleinen Gesellschaften bis zum 30. November 2027. Der Gesellschaftsvertrag kann diese Frist nicht verlängern (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Offenzulegen ist spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, hier also bis zum 31. Dezember 2027 (§ 325 Abs. 1a HGB).

Prüfen Sie vorher die Größenklasse, denn sie steuert Frist, Lagebericht und Offenlegung. Die Rechtsfolgen treten grundsätzlich erst ein, wenn die Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschritten werden (§ 267 Abs. 4 HGB). Für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften, die nicht unter § 264a HGB fallen, verlangt § 243 Abs. 3 HGB die Aufstellung innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit.

Was muss im Gespräch entschieden werden?

Der Mandant entscheidet im Gespräch über alles, was nicht zur Erstellung gehört. Die Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) trennt zwischen Aufstellung und Erstellung. Die Aufstellungspflicht liegt beim Kaufmann oder den gesetzlichen Vertretern, nur die Arbeiten dazu lassen sich übertragen (Textziffer 1). Über Ansatz-, Bewertungs- und Ausweiswahlrechte sowie Ermessensentscheidungen entscheiden deshalb die Vertreter, und der Steuerberater setzt ihre Vorgaben um (Tz. 22). Das gilt auch für Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen kleiner und mittelgroßer Gesellschaften (Tz. 23). Verlautbarungen der BStBK sind bei der Ausführung des Auftrags zu beachten (§ 13 Abs. 1 BOStB).

Für das Gespräch heißt das: Legen Sie jede offene Entscheidung mit Ihrem Vorschlag vor und lassen Sie den Mandanten entscheiden. Achten Sie auch auf die Wortwahl. Eine Erstellung schließt Prüfung und prüferische Durchsicht aus, und der Steuerberater darf nicht den Eindruck erwecken, eines von beiden habe stattgefunden (Tz. 20).

Welche Unterlagen gehören auf die Checkliste?

Auf die Checkliste gehört alles, was der Mandant vor dem Termin sehen oder zum Termin mitbringen muss:

• Entwurf von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, soweit erforderlich Anhang und Lagebericht
• Vorjahresabschluss mit Erläuterung der wesentlichen Abweichungen
• Größenklasse und mögliche Erleichterungen
• Liste der Wahlrechte und Ermessensentscheidungen mit Vorschlag der Kanzlei
• Liste der offenen Fragen an den Mandanten
• Inventar und Bestandsnachweise (§ 240 HGB)
• Offene Posten, deren Werthaltigkeit zweifelhaft ist
• Neue oder geänderte Verträge, etwa zu Darlehen, Miete oder Geschäftsführung
• Sachverhalte für mögliche Rückstellungen, etwa Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungen
• Vorschlag zur Ergebnisverwendung und Entwurf des Gesellschafterbeschlusses
• Entwurf der Vollständigkeitserklärung

Schicken Sie Entwurf und Fragen einige Tage vor dem Termin. Dann bleibt im Gespräch Zeit für die Entscheidungen.

Wie läuft das Gespräch ab?

Am besten folgt das Gespräch der Reihenfolge Ergebnis, Abweichungen, Entscheidungen, Ausblick. Beginnen Sie mit dem Ergebnis in wenigen Sätzen und erklären Sie dann die Abweichungen, die der Mandant verstehen muss. Danach gehen Sie die Liste der Entscheidungen durch. Der Ausblick klärt erwartete Steuerzahlungen und die Termine des laufenden Jahres.

Am Tisch sollten Personen sitzen, die entscheiden dürfen. Nimmt jemand von außerhalb des Mandats teil, etwa ein Bankberater, klären Sie vorher die Entbindung von der Verschwiegenheit (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 5 Abs. 2 BOStB).

Zum Schluss steht die Vollständigkeitserklärung, die die Verlautbarung der BStBK empfiehlt (Tz. 53). Sie erstreckt sich auf alle erteilten Informationen, also Belege, Bücher, Bestandsnachweise und Auskünfte (Tz. 54). In der Regel setzt sie voraus, dass dem zuständigen Organ der Entwurf und die Abschlussunterlagen vorgelegt wurden (Tz. 56). Die gesetzliche Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung bleibt beim Unternehmen (Tz. 55).

Was gehört in die Nachbereitung?

In die Nachbereitung gehört alles, was Entscheidungen belegt und jeder Frist einen Verantwortlichen gibt. Halten Sie am selben Tag in einem Aktenvermerk fest, welche Vorgaben der Mandant zu Wahlrechten gemacht hat. Die Verlautbarung verlangt, die Erstellung angemessen zu dokumentieren (Tz. 51). Welches Dokument wann passt, erklärt der Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren.

Das Mandantenschreiben fasst zusammen, was beim Mandanten liegt. Der Jahresabschluss ist unter Angabe des Datums zu unterzeichnen (§ 245 HGB). Die Geschäftsführer legen ihn unverzüglich nach der Aufstellung den Gesellschaftern zur Feststellung vor (§ 42a Abs. 1 GmbHG). Danach ist der festgestellte Abschluss offenzulegen. Kleine Kapitalgesellschaften übermitteln nur Bilanz und Anhang, Kleinstkapitalgesellschaften nur die Bilanz (§ 326 HGB).

Die Pflicht zur Offenlegung trifft die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs (§ 325 Abs. 1 HGB). Übernimmt die Kanzlei die Übermittlung, halten Sie das ausdrücklich fest. Bei Versäumnissen führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren durch (§ 335 HGB).

Darf das Gespräch aufgezeichnet werden?

Ja, wenn alle Beteiligten vorher einwilligen. Das folgt aus § 201 StGB, und die BStBK-FAQ zu KI stellt klar, dass eine nachträgliche Einwilligung nicht genügt. Die Details stehen im Beitrag Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?

Ein Beispiel für die Nachbereitung mit KI ist TaxMeet (Next Intelligence GmbH, Berlin). Kein Meeting-Bot tritt dem Termin bei, die Erfassung läuft pro Teilnehmer auf dem Gerät, und aus dem Gespräch entstehen Protokoll, Aktenvermerk, Mandantenschreiben und E-Mail-Entwurf. Ohne menschliche Freigabe wird nichts ausgeführt, und jeden Entwurf prüft der Berufsträger selbst. Mehr dazu steht auf der Produktseite.