Muss ich Mandanten sagen, dass ich KI einsetze?

Die Frage klingt einfach, vermischt aber vier rechtlich getrennte Themen: die Offenlegung als Berufspflicht, die Einwilligung in eine Aufnahme, die Datenschutzinformation und die Transparenzregeln der KI-Verordnung. Dieser Beitrag trennt sie anhand der FAQ der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) vom 27. Oktober 2026 und der Gesetzestexte.

Gibt es eine berufsrechtliche Pflicht zur Offenlegung?

Derzeit nicht ausdrücklich. Die BStBK hält fest, dass aktuell keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht besteht, Mandanten über den KI-Einsatz bei der Bearbeitung ihres Falls zu informieren. Der Berufsträger entscheidet grundsätzlich selbst. Steuerberater müssen Mandanten allerdings über alle wesentlichen Aspekte der Mandatsausführung unterrichten, und ob KI dazu zählt, wird laut FAQ noch berufspolitisch diskutiert.

Die Kammer fasst die Lage so zusammen: „es muss nicht ungefragt offengelegt werden, aber Offenheit schafft Vertrauen“. Sind Mandantendaten betroffen oder hat die KI das Arbeitsergebnis beeinflusst, nennt sie eine Information fair und ratsam, zumindest auf Nachfrage.

Für Rechtsanwälte kommt die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) mit Stand Dezember 2024 zum selben Ergebnis und empfiehlt im Zweifel eine vertragliche Regelung. Beide Kammern weisen darauf hin, dass sich Transparenzpflichten aus anderen Rechtsgebieten ergeben können, etwa aus dem Vertragsrecht oder dem UWG.

Diese Antwort betrifft nur das Berufsrecht. Die folgenden Abschnitte können trotzdem eine Pflicht begründen.

Was gilt, wenn ein Gespräch aufgenommen wird?

Dann müssen alle Beteiligten vorher einwilligen. § 201 StGB stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, und nach der BStBK genügt eine nachträgliche Einwilligung nicht. Das betrifft jede Person im Gespräch, auch Dritte, die nicht Mandant sind.

Diese Einwilligung bezieht sich auf die Aufnahme. Sie ersetzt weder die Datenschutzinformation noch den Vertrag mit dem Anbieter. In der Praxis beantwortet sie die Ausgangsfrage aber schon: Wer aufnehmen will, muss es ansprechen und sollte dabei sagen, dass ein KI-Tool das Gespräch verarbeitet. Stützt die Kanzlei die Verarbeitung auf eine datenschutzrechtliche Einwilligung, wie sie die BStBK bei Diktier-KI als Regelfall nennt, muss diese nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO in informierter Weise erfolgen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?.

Was verlangt die DSGVO?

Fließen personenbezogene Daten an einen KI-Dienst, ist eine Information erforderlich. Die BStBK rät, in der Datenschutzinformation der Kanzlei zu erläutern, dass KI-Tools eingesetzt und welche Kategorien von Daten dabei verarbeitet werden.

Grundlage ist Art. 13 DSGVO. Er verlangt zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlage, Empfängern oder Kategorien von Empfängern, Drittlandübermittlungen, Speicherdauer und Betroffenenrechten. Auch ein Auftragsverarbeiter kann Empfänger sein, denn Art. 4 Nr. 9 DSGVO stellt nicht darauf ab, ob die Stelle Dritter ist. Die Pflicht entfällt, soweit die Person die Informationen bereits hat (Art. 13 Abs. 4).

Für Personen, über die im Gespräch nur gesprochen wird, gilt Art. 14 DSGVO. Dort sieht Abs. 5 Buchstabe d eine Ausnahme für Daten vor, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, und § 29 Abs. 1 BDSG ergänzt sie.

Für den Inhalt der Information ist die Kanzlei auf den Anbieter angewiesen. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz muss sie darauf achten, dass er ausreichend Informationen bereitstellt (Rn. 21).

Verlangt die KI-Verordnung einen Hinweis an Mandanten?

Nur in bestimmten Fällen. Art. 50 KI-VO gilt nach Art. 113 seit dem 2. August 2026 und nennt einzelne Konstellationen.

KI-Systeme für die direkte Interaktion mit Menschen, etwa Chatbots, müssen so gestaltet sein, dass die Personen erfahren, dass sie mit KI interagieren. Der Wortlaut von Abs. 1 richtet sich an Anbieter. Die BStBK leitet daraus ab, dass auch Kanzleien beim Einsatz von Chatbots für diese Information sorgen müssen. Betreiber eines Systems zur Emotionserkennung oder biometrischen Kategorisierung müssen die Betroffenen nach Abs. 3 informieren. Abs. 4 verlangt die Offenlegung bei Deepfakes und bei KI-Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Bei solchen Texten entfällt sie nach menschlicher Überprüfung oder redaktioneller Kontrolle, wenn jemand die redaktionelle Verantwortung trägt.

Für interne Entwürfe und Besprechungsnotizen besteht nach der BStBK grundsätzlich keine Kennzeichnungspflicht. Eine allgemeine Pflicht, Mandanten über KI in der Sachbearbeitung zu informieren, enthält Art. 50 nicht. Andere Transparenzpflichten bleiben nach Abs. 6 unberührt.

Wann reicht eine Information nicht aus?

Wenn die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Dann darf der Anbieter nach § 62a Abs. 5 StBerG nur Zugang erhalten, wenn der Mandant eingewilligt hat. Für allgemeine Arbeitsmittel der Kanzlei gilt das nach der BStBK nicht. Ob KI in einem einzelnen Mandat erfasst ist, lässt sich laut Kammer nicht zweifelsfrei beantworten. Bei sensiblen mandantenbezogenen Daten rät sie, die Einwilligung vorher einzuholen oder zu anonymisieren beziehungsweise zu pseudonymisieren. Der Vertrag mit dem Anbieter ist davon unabhängig: Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG.

Welche Regel gilt in welcher Situation?

Entscheidend ist, was mit welchen Daten geschieht.

Wie spreche ich das Thema an?

Am einfachsten einmal grundsätzlich und dann anlassbezogen. Die BStBK nennt als Beispiel einen Hinweis in der Mandatsvereinbarung oder bei der Einführung neuer Technik, dass KI-Software als Hilfsmittel dient und die Endkontrolle persönlich bleibt. Manche Berufsträger regeln das im Mandatsvertrag. Eine allgemeingültige Empfehlung gibt die Kammer bewusst nicht, weil Mandanten unterschiedlich reagieren.

Bei Aufnahmen ersetzt das die Frage vor dem Gespräch nicht. Das gilt besonders für Werkzeuge ohne Meeting-Bot: Bei TaxMeet (Next Intelligence GmbH, Berlin) tritt kein Bot dem Gespräch bei, die Erfassung läuft pro Teilnehmer auf dem Gerät. Der Mandant sieht also keinen zusätzlichen Teilnehmer, und die ausdrückliche Frage der Kanzlei bleibt nötig.

Den Gesamtrahmen beschreibt der Leitfaden KI in der Steuerkanzlei, die Aussagen der Kammer im Überblick Die FAQ in 12 Punkten.