Warum ein Meeting-Bot im Mandantengespräch stört

Im Mandantengespräch zählt, wer zuhört und wohin das Gesprochene geht. Ein Meeting-Bot berührt beide Fragen. Dieser Beitrag erklärt die Technik und trennt, was an einem Bot stört, von dem, was rechtlich gilt.

Was ist ein Meeting-Bot technisch?

Ein Meeting-Bot ist eine Software, die über die Konferenzplattform als eigener Teilnehmer einem Termin beitritt und dort das Audio empfängt. Für alle anderen erscheint er als weiterer Name im Termin. Microsoft beschreibt solche Bots für Teams als Anwendungen, die an Anrufen und Besprechungen teilnehmen und Zugriff auf Audio- und Videoströme in Echtzeit erhalten können.

Der Bot läuft dabei als Dienst auf einem Server, nicht im Besprechungsfenster auf dem Kanzleirechner. Bei Teams-Bots mit direktem Medienzugriff fließen die Medien zu der virtuellen Maschine, die den Anruf angenommen hat. Im Produktivbetrieb steht diese Maschine in Azure. Andere Plattformen und Anbieter lösen das im Detail anders. Gemeinsam ist ihnen, dass der Anbieter das Gespräch auf seinen Servern empfängt.

Warum stört ein Bot im vertraulichen Gespräch?

Er stört, weil der Mandant sieht, dass außer der Kanzlei noch etwas am Gespräch hängt. Wer über eine Nacherklärung, eine Trennung oder Liquiditätsprobleme spricht, rechnet mit seiner Beraterin und vielleicht einem Mitarbeiter, aber mit keinem unbekannten Namen in der Teilnehmerliste. Sofort stehen Fragen im Raum: Wer ist das, und wohin geht das Gesagte? Daran ändert auch ein sauberer Vertrag mit dem Anbieter wenig, denn den sieht der Mandant nicht.

Dazu kommt die Reihenfolge. Hat die Kanzlei vorher nicht gefragt, erfährt der Mandant von der Erfassung durch einen Eintrag in der Teilnehmerliste statt von seiner Beraterin. Das kostet Vertrauen, bevor das Gespräch begonnen hat. So weit geht es um Wahrnehmung. Die rechtliche Frage ist davon getrennt zu beantworten.

Verstößt ein Meeting-Bot gegen § 203 StGB?

Nicht per se. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt Berufsgeheimnisträgern, Geheimnisse gegenüber Personen zu offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ein Bot-Anbieter kann eine solche mitwirkende Person sein. Nach Abs. 4 macht sich der Berufsträger aber strafbar, wenn eine mitwirkende Person ein Geheimnis unbefugt offenbart und er nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Die Berufsgesetze füllen das aus: § 62a StBerG für Steuerberater, § 43e BRAO für Rechtsanwälte, § 50a WPO für Wirtschaftsprüfer. Sie verlangen eine sorgfältige Auswahl und einen Vertrag in Textform, der zur Verschwiegenheit verpflichtet. Nach der FAQ der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) muss das geschehen, bevor der KI-Anbieter von den Daten Kenntnis erlangt. Diese Pflichten treffen die Kanzlei bei jedem Dienstleister, mit oder ohne Bot.

Welchen Weg nimmt das Gespräch bei einem Bot?

Es läuft über die Konferenzplattform zu den Servern, auf denen der Bot betrieben wird, und von dort in die weitere Verarbeitung. Dazu gehören die Umwandlung in Text und die Zusammenfassung. An dieser Kette können mehrere Unternehmen beteiligt sein: die Plattform, der Betreiber des Bots und weitere Dienste.

Jede Station muss die Kanzlei kennen. § 62a Abs. 3 StBerG verlangt, im Vertrag festzulegen, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf, und diese in Textform zu verpflichten. Werden Leistungen im Ausland erbracht, muss der Schutz der Geheimnisse dort nach Abs. 4 grundsätzlich dem Schutz im Inland vergleichbar sein. Die BStBK empfiehlt europäische Anbieter oder Rechenzentren in der EU.

Auch die Plattform setzt Regeln. Microsoft untersagt Anwendungen, über seine Medienschnittstelle Inhalte aufzuzeichnen oder zu speichern, ohne vorher den Aufnahmestatus zu melden. Ob ein Anbieter solche Vorgaben einhält, gehört in die Prüfung.

Was muss die Kanzlei bei einem Bot prüfen?

Sie prüft den Anbieter wie jeden Dienstleister und zusätzlich alles, was aus dem Beitritt über die Plattform folgt.

Auch der Assistent eines externen Teilnehmers erfasst das Gespräch. Die Kanzlei klärt das vor Beginn und entfernt den Bot, wenn nicht alle zustimmen. Weitere Kriterien stehen im Beitrag Worauf achte ich bei der Auswahl eines Anbieters?

Was ändert die Erfassung auf dem Gerät, und was nicht?

Sie ändert, wer sichtbar im Termin ist, und den Erfassungsweg. Die Pflicht zur Einwilligung bleibt. Bei TaxMeet (Next Intelligence GmbH, Berlin) tritt kein Meeting-Bot dem Gespräch bei, erfasst wird pro Teilnehmer auf dem Gerät. Damit entfällt der zusätzliche Name im Termin.

Die Einwilligung bleibt Aufgabe der Kanzlei. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, und die BStBK verlangt die vorherige Einwilligung aller Beteiligten. Eine nachträgliche Einwilligung genügt nicht. Weil die Konferenzplattform bei dieser Erfassung keinen eigenen Hinweis zeigt, ist die Frage vor dem Start das einzige Signal an den Mandanten. Lehnt jemand ab, findet das Gespräch ohne Aufzeichnung statt. Details stehen im Beitrag Darf ein KI-Tool Mandantengespräche transkribieren?

Auch der Anbieter bleibt ein Dienstleister. Erfasst wird auf dem Gerät, verarbeitet wird danach auf Servern. Das ist etwas anderes als der Offline-Einsatz, den die BStBK für Diktier-KI bevorzugt. Verschwiegenheit, Auftragsverarbeitung und Datenweg prüft die Kanzlei deshalb nach derselben Tabelle. TaxMeet ist für § 203 StGB konzipiert und führt nichts ohne menschliche Freigabe aus. Die Prüfung durch die Kanzlei ersetzt das nicht.

Ein fehlender Bot sagt außerdem allein nichts über den Datenweg. Zoom beschreibt mit Realtime Media Streams einen Weg, über den Apps Audio aus Meetings ohne Bot-Teilnehmer erhalten. Die Kanzlei fragt deshalb bei jedem Tool, wer das Gespräch empfängt. Wie TaxMeet arbeitet, zeigt die Produktseite. Was gilt, wenn später ein KI-Assistent auf Besprechungsdaten zugreift, erklärt MCP für Kanzleien.